一位总经理信奉这样一种管理理论：“你扔掉了什么，你就是什么样的人。”他认为，在公司垂直管理机构中，一个人所处的地位越高，他把桌上文件清理出去的权力就越大。
在他的管理方案中，经理助手、秘书和一般职员位于公司管理体系的最底部，因为，他们必须保存他们职责范围内的所有文件。
低级管理人员位于公司管理体系的第二层次，因为，他们必须每天阅读上面发下来的各种文件，并且要及时作出反馈。而且，他们通常也必须保存这些文件，以备万一什么时候上面有人问及诸如将来的约会安排之类的事情，他们能够及时作出回答。这些管理人员一般也没有什么下属，所以他们也就没有什么办法把这些工作委派出去。
如果极端一点地说，这位经理的理论就等于是在暗示这样一个结论：公司总经理应该把一切文件都扔给下面的人去处理。实际上，这种结论是有一定道理的。据调查，美国公司总经理中大多数都是非常有效率的，他们的办公桌崭新如初，整齐明亮，没有那种文件堆放得零乱不堪的情况。或者可以这么说，他们的办公桌上根本没有什么文件，一般只有几张必要的照片、小装饰物、钢笔、铅笔和笔筒以及一部电话，也许还有一个记事簿。很少见到他们的办公桌上有那种只有在一般管理人员的办公桌上才能够见到的文件堆积如山的场面。之所以这样，原因之一就在于，他们是公司的老板。他们很清楚应该把哪些工作推出去给手下人去做，把哪些工作留给他们自己。
一个管理人员必须做的第一件事情，就是去判断一份文件是否值得保存下来。在作这个决定之前，他必须非常明白，到底哪些文件对他是十分重要的，哪些文件对于他未来事业的成功是至关重要的，哪些信息是他在未来赴约时所需要知道的。要解决这些问题，他必须优先考虑而且要慎重考虑他打算在下个星期、下个月或者下个年度要完成什么指标，而不能只考虑下个小时或下一天要做些什么，换句话说，他的大脑应该条理很清楚。在这种意义上，你保留了什么，你就是什么样的人。一位富有效率的总经理把那些应该保存的文件分为3类：
(1)如果一个管理人员在一份文件中许诺要做什么事情，那么就把这份文件保存下来。比如，一个管理人员在写给你的报告中说：“我有一个创意。这个创意一年将花掉我们公司许多钱。但是我敢保证，这个项目将会在3年后给我们公司带回来5倍于投入的收益。”如果是这样的话，你应该把这份报告放在有关这个人的档案文件中。因为当一个人许诺要做什么时，他通常会很快就忘记他的许诺，尤其是他的许诺没有实现的时候。但是，把这些文件保存下来是最有价值的管理方法之一。这样，在两三年以后，当那个创意没有带来任何收益的时候，或者干脆就失败的时候，或者他的创意仅仅是带来了一些边际收益的时候，你就可以把那份报告找出来，然后问那个管理人员：“这是怎么回事？”这是一种很好的提醒别人的方法。
(2)如果一份文件的内容表明公司的职员或者部门之间可能或者即将会发生某种冲突，就把这份文件保存下来。对于这种文件，你一般不必保存很长一段时间，因为你应该努力争取尽快解决这些矛盾。但是，有些时候，要想尽快解决某个问题是不太适宜的，如果是这样的话，你就要把这份文件保存下来，等到条件成熟的时候，再回过头来处理这个问题。
(3)如果一份文件有关一个方案，或者涉及有关未解决的遗留问题，就把它保存下来。如果你对一份报告所陈述的情况抱有疑问，就不要把这份文件转交给别人处理。因为，公司仍然存在某种问题。你需要在将来某个比较合适的时候采取措施以解决这个问题。但是，人总是会忘事的，而这份文件通常就是惟一能够提醒你的东西。如果你把这份文件交给别人去处理，而你们都忘了的话，公司所存在的问题就可能得不到根本的解决。如果你把这份文件保留下来，你就会经常翻阅，当你再次翻阅这份文件时，你会记起应该去处理有关问题。
对于许多公司管理人员来说，他们从来不会每过几年就自觉花一点时间，以一种事外人的心态，去审视一下他们过去几年里不断变化着的职务和工作习惯，然后，根据现实情况，自觉地在自己处理文件的方式和技巧方面作出一些必要的调整。事实上，虽然他们在公司里的职务被提升了，但是，他们却忘了丢掉只有低级管理人员才有的那种无论什么文件都要保存下来的习惯。他们仍然一如既往地去专心阅读并保存每一份文件，尽管此时此刻他们应该把大部分文件都分派给别人去保存，而他自己则只需要保留一小部分文件。
点击收藏 小提示：按键盘CTRL+D也能收藏哦！